Qui dit formation professionnelle, dit certification qualité ! C’est un vrai chantier qui nécessite une certaine implication pour montrer patte blanche à l’audit. Quelles sont les clés de succès pour réussir sa certification QUALIOPI.
Les contraintes de la certification QUALIOPI ?
Pour rappel, la marque de la certification qualité des organismes de formations s’intitule QUALIOPI !
Tout juste née en octobre 2019, elle permet à tous les organismes de formation de pouvoir d’une part montrer que son Système de Management Qualité est existant et d’autre part répondre aux critères imposés par le décret du 06 juin 2019.
Être prêt au 1er janvier 2021 nécessite de faire des choix et d’être dans l’action cette année !
La première clé de réussite : le temps
Le plus tôt, le mieux vous dira-t-on. Et c’est vrai ! Commencer la démarche au plus tôt car tous les organismes certifiés par COFRAC commencent à avoir leur agenda d’auditeurs bien rempli. Faire une demande d’audit au plus tôt est la meilleure solution pour rester dans les délais impartis. Reste à choisir l’organisme certifié par COFRAC.
Le 1er janvier 2021, date de mise en vigueur du décret de certification, arrive à grand pas !
Pourquoi est-ce si important ? Tout simplement car cela prend beaucoup du temps. 95% des organismes de formation sont des TPE. Par expérience, un organisme de formation avec un système de management déjà en place, va passer 3-4 mois de travail récurrent pour se préparer à l’audit.
La deuxième clé de réussite : le Système de Management
Pour tout nouvel entrant dans la formation professionnelle, il devra démontrer à l’audit initial que son Système de Management avec tous les critères est mis en place. Puis l’année suivante, à l’audit de surveillance, il devra justifier avec des résultats probants de sa démarche.
Quant à tous les organismes déjà sur le marché, le Datadock semble une formalité comparer au projet de certification QUALIOPI. La taille de votre entreprise sera déterminante et si vous avez aussi des multisite. Le projet a généralement une durée de minimum trois mois et bien plus si vous avez des multisites. Un seul Système de Management est à mettre en place sur les multisites. Monter la coordination et l’adéquation avec les multisites rend la tâche d’autant plus difficile.
Avoir un Système de Management Qualité bien pensé et l’améliorer au fil du temps vous garanti déjà une bonne partie du travail accompli. Reste les détails… un critère pas conforme, pas mis en place… et vous voilà avec une nouvelle tâche à réaliser.
Ne jamais surestimer votre Système de Management Qualité car bien souvent en y regardant de plus près, il y a toujours des améliorations à faire.
La troisième clé de réussite : l’accompagnement
La certification QUALIOPI est précédée d’un véritable audit des organismes certifiés par la COFRAC.
Ce qui sera en votre faveur c’est l’accompagnement par un(e) consultant(e) en Management Qualité ! Nous vous conseillons, comme pour Valnaos d’être accompagné pour avoir un regard d’expert, revoir vos process, créer une dynamique pour être prêt pour la date de l’audit.
Cette étape est cruciale pour vous préparer, et être prêt à répondre à toutes les questions de l’auditeur.
En conclusion
Les trois clés de réussite sont de véritables pépites pour être serein cette année et pour obtenir la certification dans les meilleures conditions.
« Avancez avec confiance ! »